IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN COMERCIAL
La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de ella.
La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita.
La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.
Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.
ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales.
A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar una carta.
1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual éste se presta sólo para una interpretación, permitiendo así al lector su comprensión inmediata.
2. - PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.
3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.
4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.
5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado.
Ejemplo: inadvertido - desapercibido
6. - CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.
ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL
Toda carta se divide en tres parte: ENCABEZAMIENTO, CUERPO O TEXTO Y FINAL.
ENCABEZAMIENTO: Es la parte preparatoria del texto. Consta de:
LUGAR Y FECHA: Sirve para precisar dónde y cuándo se escribe la carta. Tiene mucha importancia, sobre todo cuando se fijan los plazos.
DIRECCIÓN INTERIOR: Está formada por el nombre del destinatario, su domicilio y lugar de destino.
VOCATIVO: Es la palabra o frase que sirve para llamar la atención a la segunda persona, por cuanto la carta siempre se escribe en primera persona del singular o plural (yo - nosotros).
Los vocativos pueden ser de diferente tipo, en la siguiente lista advierta Ud. como los más serios y formales se van reemplazando por otros que denotan amistad.
Señor:
Señor mío:
Estimado señor:
Muy estimado señor:
Muy estimado señor y amigo:
Estimado amigo:
Si nos dirigimos a un jefe o autoridad:
Señor Director:
Señor Gerente:
Señor Administrador:
Hay otro tipo de vocativos que tiene carácter más singular:
De mi atención:
De mi mayor atención:
De mi consideración:
De mi atenta consideración:
Sin embargo el más usado actualmente es el propio apellido de la persona:
Estimado señor Pérez:
Apreciado señor Domínguez:
Estimada señorita Salas:
Señor Domínguez:
CUERPO O TEXTO: Es el mensaje que motiva la carta. Debemos presentar el texto de tal modo que el lector sienta deseos de leerlo. Para ello el texto debe ser legible; esto se consigue escribiendo la carta a máquina y aplicando las disposiciones explicadas. Además el texto debe ser movible esto se consigue con párrafos cortos, pues le da movimiento a la carta.
FINAL: Está formado por: la frase de salutación o despedida, la ante firma o razón social y, la firma, nombre y cargo del remitente.
Hoy en día los giros de despedida tienden a ser cortos y precisos:
Saluda atentamente a Ud.,
Saluda con toda atención a Ud.,
Saluda muy atentamente,
Saluda con toda atención,
Con toda atención,
Muy atentamente,
Atentamente,
ELEMENTOS ACCIDENTALES DE LA CARTA
MEMBRETE: Incluye el nombre de la casa comercial, su dirección (cablegráfica y telefónica) y la ciudad de origen. Su uso es permanente cuando la carta se envía desde una empresa y no de un particular.
NUMERACIÓN: Se anota en orden correlativo de acuerdo con la cantidad de cartas que envíe la empresa. Su uso es optativo pero es importante para saber el número de cartas que ha escrito la empresa.
REFERENCIA: Señala como un resumen del contenido de la carta, es colocarle un título al mensaje en forma abreviada. Cada vez tiene más uso por cuanto el destinatario sabe de inmediato de que trata la carta.
FRASE DE ATENCIÓN: Identifica el nombre de la persona que atenderá la carta. Se usa cuando el destinatario no se ha individualizado. Actualmente este elemento no es muy utilizado en las cartas.
INICIALES DE RESPONSABILIDAD: Al lado izquierdo indica las iniciales del nombre de la persona que escribió la carta y al lado derecho, el nombre del dactilógrafo.
INCLUSO: También suele usarse anexo, adjunto que se acompaña a la carta. Se usa sólo cuando vaya un documento que se incluye en la carta. Ej. : folletos, formularios.
CON COPIA: La carta se escribe en original y como mínimo con una copia y en este elemento se debe indicar donde queda la copia. Su uso es optativo, no tiene mayor importancia anotarlo, dependiendo del tipo de mensaje.
POST SCRIPTUM: Reemplaza al post data, que significa DESPÚES DE LA FECHA y que antiguamente se colocaba P.D. por cuanto lugar y fecha iba al final de la carta. Hoy se ha modificado por P.S. que significa DESPÚES DE LO ESCRITO. Se usa para resaltar alguna idea que estaba en el mensaje o anotar algo que no se mencionó en el texto.
MEMBRETE EMPRESA
_________________
FECHA: __________(4 ENTER)
DIRECCION: DESTINATARIO(2 ENTER)
SALUDO: (2 ENTER)
TEXTO: (2 ENTER)
DESPEDIDA: (4 ENTER)
FIRMA -MECANOGRAFIADA (2 ENTER)
INICIALES
Próximamente, estaré publicando mas sobre carta comercial, estilo bloque, bloque extremo, bloque extremo con puntuación abierta.Recursos: Guía de Consulta para la Oficina Moderna de Conchita Delgado y Amelia Maldonado (Segunda Ed.)
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